© Jordane Chaillou

Zoom sur le congrès ESREL qui a bénéficié du service PCO de Destination Angers

ETUDE DE CAS ESREL 2021

A propos de la conférence :

La conférence annuelle ESREL (European Safety and RELiability) est l’un des événements scientifiques majeurs en Europe dans les domaines de la maîtrise des risques, la fiabilité au sens large des systèmes technologiques, industriels et organisationnels ainsi que la maintenance sous toute ses formes actuelles.

Elle est placée sous l’égide de l’association ESRA, European Safety & Reliability association. Chaque année, ces conférences se tiennent dans un pays européen. L’ESRA cherche des candidatures auprès des grandes universités européennes pour l’organisation de cette conférence. Sur l’édition qui a eu lieu à Hanovre en 2019, Le laboratoire LARIS de l’Université d’Angers a décidé de se positionner pour l’organiser et a donc été choisi pour la 31e édition d’ESREL de 2021.

La communauté française est particulièrement bien représentée dans cette association ainsi que les membres participant à la conférence. La dernière édition réalisée en France était en 2011. 10 ans un bel anniversaire ! L’équipe Sûreté de Fonctionnement et aide à la Décision au LARIS est l’une des plus grosses en nombre dans le domaine et pas forcément connue au niveau Europe.

Quel est l’objectif de cette manifestation ?

L’objectif d’un tel congrès est de réunir, dans un contexte convivial, industriels et académiques pour échanger et partager des points de vue, connaissances, pratiques et innovations méthodologiques à des fins collaboratives pour construire les solutions de demain.

Il était intéressant de se positionner sur cette organisation selon M. Bruno Castanier, Professeur des Universités & Responsable de l’équipe Sûreté de Fonctionnement et aide à la Décision du laboratoire LARIS et président de la conférence ESREL 2021.  Cela permet des retombées en terme de notoriété sur le territoire national & international et de nouer des collaborations avec d’autres sociétés savantes ou universités.

Le succès de cette édition sera sans aucun doute sa visibilité puisqu’au vu de la situation sanitaire, cet évènement sera hybride.  Les participants pourront choisir de venir à Angers ou d’assister à distance à cette conférence par l’intermédiaire d’une plateforme digitale qui diffusera toutes les sessions plénières et ateliers en direct. Des salons de discussions et la possibilité de prendre rendez-vous avec des intervenants seront également possibles.

Quelle est la valeur ajoutée de Destination Angers, via son service PCO, dans l’organisation d’ESREL :

Notre valeur ajoutée est notre expérience dans l’organisation et la gestion de congrès nationaux et internationaux depuis la création de ce service en 2009.
Cela permet à l’organisateur de se libérer de toutes les contraintes d’organisation évènementielle liée à leur évènement auxquelles ils ne sont pas habitués.  Ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier, à savoir les contenus scientifiques liés à leur discipline.

Notre connaissance du territoire, des prestataires locaux (traiteurs, hébergement, transport, technique, lieux de réception, sites touristiques), l’utilisation d’outils bureautiques, d’accès aux nouvelles technologies, nous permettent d’accompagner nos clients dans les meilleures conditions pour la réussite de leur évènement.

Notre service PCO (Professionnal Congress Organizer) propose  :

-Communication (Création de sites internet dédié à l’évènement, aide à la création de charte graphique, envoi d’emailing et des invitations, save the date, communication sur les réseaux sociaux, création de programme scientifique avec insertion publicitaire, etc..)
-Gestion des inscriptions (Gestion des appels à communications scientifiques, gestion financière des inscriptions (création de formulaire de réservation) avec encaissement et suivi comptable des recettes.
-Sponsoring (recherches de sponsors et aide aux demandes de subventions)
-Organisation des évènements sociaux pendant l’évènement : location de lieux pour le diner de gala, mise en place de navettes pour le transport des participants d’un lieu à l’autre, proposition de visites guidées, mise en place de centrale de réservation avec le service d’hébergement de l’office de tourisme d’Angers,
-Gestion sur place : accueil des congressistes, point information aux congressistes pendant toute la durée du congrés, tarifs préférentiels sur des pass transports, dispositif d’accueil de grands évènements (accueil en gare, city pass, etc)

La liste est non-exhaustive. La force de ce service est aussi d’avoir du personnel multilingue et permet à Destination Angers de se positionner sur des évènements d’envergure international.

Elisabeth Martin Destination AngersElisabeth Martin Destination AngersElisabeth Martin Destination Angers
Elisabeth Martin, Chargée d'affaires Responsable PCO